[日常软件使用技巧]7.挖掘Outlook的潜力(上)

    Part0:什么是Outlook?

    其实Outlook并不是我们想象的只是一个邮件或者说是日程管理软件。专业一点来说,它应该是被归类到“个人信息管理器”(Personal Information Manager,PIM)里面的,属于Office这样的“生产力提高”软件。一般来说,要和微软自己的Exchange服务器一起部署在公司里面使用是比较好的,换一句话说,他其实更适合于在公司内员工协同办公的使用。这可以从微软的定价策略可以看出来,在amazon.cn上,Office2007家庭与学生套装(包括Word、Excel、PowerPoint和OneNote),价钱是人民币699元,可以安装三个拷贝。但是Outlook2007的简体中文版就要¥910元。(你可以看看,下面的评论确实都是不知道Outlook有什么作用的人)价钱比较之下,可以看出微软的Outlook的市场定位不是针对个人用户。Outlook主页中直接说了:“Office Outlook 2007 面向需要时间和信息管理解决方案的任何人。在家中,它可以与任何 Internet 电子邮件提供程序配合使用;在工作中,它可以与 Microsoft Exchange Server 配合使用,其中包括 Exchange Server 的下一个版本 Exchange Server 2007。”

    它和微软提供的Outlook Express还有Foxmail是不一样的,Outlook更侧重于时间管理和信息管理,而电子邮件只是信息中的一种。

    Part1:我们为什么要用Outlook?

    第一,很多手机厂商的电脑端软件只支持和Outlook同步联系人等PIM信息,被捆绑了,没有办法。

    第二,他和MS Office系列的整合比较好,能完成更多的复杂功能。

    第三,为以后工作做准备。这也是我坚定使用Outlook的一个原因,据Halley说,GE里面都是使用Outlook来处理邮件,她还在装机的时候特意叫我安装英文版的,好在平时练习使用。可以想见,有多少的外企中是使用Outlook来作为信息和时间管理解决方案的。

    那有没有其他的选择呢?有的,你可以选择IBM的Lotus Notes。如果不考虑手机同步的话,可以试试Mozilla出品的Thunderbird+Lightning的解决方案。

    下面我的例子是以Outlook2007来讲的,这里大家要注意,Outlook2007和2003是不兼容的。

    Part2:怎么样用好Outlook?

    开始之前:

    首先要搞清楚,Outlook的文件系统是基于个人文件夹文件(.PST)。你的信息都是存储在里面,所以,在你开始使用Outlook之前,请设置你的PST文件在非系统盘里面(具体方法是:文件-数据文件管理-添加,添加到一个非系统盘,然后再设为默认,重启后关闭之前的数据文件)。这样以后重装系统也比较好恢复。

    邮件管理:

    如果单机使用(没有Exchange服务器)的情况下,邮件管理其实没有什么新奇的功能,内容和Foxmail差不多,自己摸索一下就可以。关于自动分拣的内容,我在第三讲说过了。

    这里推荐一个Outlook的邮件管理插件xobni(没错,就是inbox倒过来),非常让人着迷的一个插件,可以让你的邮件管理更方便,搜索邮件只在一瞬间,相关的联系人信息也是能用网络来描述。它可以统计你的发送邮件习惯和和某人的邮件频繁程度,还是比较不错的。校内的同学可以在ftp://dme2.3322.org /Incoming/3.Monthly/日常软件使用技巧/ 里面下载。

    另外,就是有关自动收信的一些设置,你可以在“工具-发送与接受”里面设置。如果你看邮件是先看看邮件头的话,可以选择只下载邮件头而不下载邮件内容。把需要的内容下载下来,不需要的就直接删除。

    如果想要用Outlook来管理Hotmail、msnmail或者live mail的话,要下载一个叫做Outlook Connector的插件,这在微软的网站上可以找到。(教育网连微软很快的)

    最后,要是“个人文件夹”里面的信件过多,可能会影响Outlook的启动速度。所以你可以再建一个PST文件,专门用来存档原来的邮件。在启动的时候Outlook就不会预读了。

    这里要再说一下IMAP和POP收邮件的区别,POP收邮件,相当于服务器上的和本地Outlook内的邮件文件夹内容是不一样的。也就是说你本地已发送文件夹和服务器上的是不一样的。你删除掉的邮件仍然可能还在服务器上(如果你选择了保留在服务器上而又没有勾选在本地删除的时候又在服务器上删除)。

    IMAP收信就可以保证两者文件夹系统是一样的。但是现在支持IMAP的服务商不多,只有Gmail和清华的邮箱支持,Gmail用IMAP使用还是比较慢(因为每一次操作都要和服务器通信),清华的邮箱容量又太小。所以目前看来,IMAP只有公司内使用比较好。

    联系人管理:

    首先,如果你发现自己Outlook里面的人是姓名颠倒的,可以在“工具-帐户设置-通讯簿”中更改。

    第二,可以选择把你的联系人分组,加到各个列表里面。这样你发送邮件的时候就可以群发了,这还有一个好处,就是在接受的时候收件人看不到具体发给谁。比如他只能看到收件人是“同学”

    第三,在打开一个联系人后,可以在详细信息中设置这个人的生日,一旦设置之后,就会在那一天生成一个全天事件,到时候就会提醒你你的这位好友过生日了,你可以编辑短信或者直接电话之,你的朋友应该会很高兴你记得,其实是Outlook记得而已……

    第四,建议给朋友添加一个昵称。这样在群发邮件的时候特别有用。我说的群发不是在Outlook里面群发,而是用Word的合并邮件群发(会有专文论述)。这样你的一堆朋友收到的群发邮件也是不同的。这在年节的时候就会特别显得你很重视对方,其实你只是用了Outlook中比较基本的功能而已。

    最后,我还是建议大家按前一讲的方法,在自己的联系人姓名中添加拼音缩写,这样会方便很多。另一方面,你可以试试自己写一个Excel的函数,添加昵称项。如果有做好的不妨发出来大家讨论一下。

    Outlook的内容比较多,分两次写完。