[日常软件使用技巧]8. Outlook on the Desktop使用

    正如我在上一讲讲的,Outlook on the desktop(下称ootd)是Outlook的一个很好的插件,能够把Outlook的内容集中到桌面上来显示,免去在Outlook里面切换来切换去的麻烦。如下图所示:

   

    在安装了之后,任务栏会出现一个日历的样子

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    双击这个日历就可以隐藏/显示桌面的Outlook项目(所谓Outlook项目,就是指Outlook里面的各个功能模块,比如邮件/日程/任务等)。大家看第一幅图,可以看到我有三个Outlook项目在桌面上,分别是左边的日历(其实是时间日志,timelog),右上方的任务和右下方的GTD-INBOX。

    右击日历会出现ootd的设置菜单。

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   在设置菜单里面,第一个分隔符之前的是Add Instance,也就是添加一个Outlook项目,在第一和第二个分隔符之间的是你目前正在使用的Outlook项目。下面的选项就很简单了,分别是要不要开机启动,显示/隐藏桌面项目,关于和退出。

    如果你是第一次使用,它好像是有默认的日志和任务两个项目。为了教程的完整,我们从新建一个Outlook项目开始,点击Add Instance

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    先输入项目名字

    然后桌面就会显示一个项目,如下图(我隐藏了其他的项目)

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    我们接下来对这个项目进行设置,右击ootd图标,选中我们刚才新建的Test项目

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    在菜单里面,我们可以看到有选择目录的菜单,另外在下面有几个内置的项目,分别是日程/联系人/邮件收件箱/便签/任务,还可以选择重命名项目的名称,同时可以只对这个项目进行设置,也可以隐藏这个项目甚至删除这个项目。

    我们选择Select Folder,这时候就会出现电脑中Outlook的文件夹来给我们选择

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    我选择日历下面的“校园信息”,点击确定,回到桌面,可以看到这个时候Test项目的内容已经改变

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    接下来我们在ootd设置菜单-Test-Preference中设置这个项目的显示属性

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    可以调整透明度、位置(position,不知道为什么不齐),宽度和高度,设置好了点那个O(就是OK)就可以了。

    关于ootd的使用方法,其实就是这么简单。但是有时候,显示会出现一点问题,特别是你的项目是任务或者日程。

    这里我要猜一下ootd的工作显示原理:我猜想在数据上,ootd和outlook是双向的,也就是说你在ootd里面添加、修改或者删除的不管是日程还是任务或者是便签,确实是保存在outlook里面的的,这可以从你没有显式的调用outlook却能在任务管理器里面看到OUTLOOK.EXE猜出来。(这也导致一个问题,关掉ootd了之后OUTLOOK.EXE不会自己结束)

    但是在显示上,ootd只能显示你outlook当前的视图设置,或者这么说,显示格式的修改,只能从outlook到ootd,在ootd中的任何关于显示的设置都不会作用于outlook。也就是说,你在ootd中显示的设置在下次ootd重启的时候是不会被载入的。

    我们可以做一个实验,大家看到我的任务项,里面只有三列:重要度、任务主题和完成情况

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    那现在我在outlook里面,进入任务,把视图改为“本周”(上一讲说过了这个视图的用处),然后重启一下ootd。果然,ootd里面的任务视图改为了“本周”

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    但是如果我们在ootd里面修改视图,它重启之后是没有用的,你可以试一试在ootd里面删掉一列,然后再重启一下ootd,仍然是原来的样子。推而广之,如果你在ootd里面设置日程或者任务的自动格式,也是没有用的,下次再打开就看不见了。

    如果你ootd中的日程变成这个样子,千万不要惊慌,只要打开outlook中对应的日程(最好在文件夹那改而不是在日程项里面改),将视图还原为“天/周/月”就可以了

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    怎么样,ootd还是挺好用的吧,期待大家发掘更多的功能。另外推荐的一个插件xobni,是邮件管理使用的,没有什么技巧就不作专门说明了,大家随便google一下就好。

    下一讲是Outlook的邮件合并,Outlook系列的最后一讲。