[日常软件使用技巧]9.邮件合并,不一样的群发

    现在我以我这几天要做的一件事情来做例子。

    任务是这样的,给一个excel列表中的很多人发信,询问他们关于我老师的一个项目的兴趣怎样。但是我要是直接一个群发呢,不仅他们收件人看得到我发给了其他的人,在信件的内容上,我也是没有办法显得更亲切。这种情况下,可以试试Word提供的邮件合并功能来完成这个任务。以下以Word2007为例:

    1.在邮件选项卡中,单击“开始邮件合并”,选择“邮件合并分步向导”

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    2.这时候右边向导会跳出来,在选择文档类型里面选择“电子邮件”,然后点击“下一步”

    3.在“选择开始文档”里面可以选择“使用当前文档”,然后下一步

    4.在选择联系人里面,由于我的地址信息是在excel文档里面,所以我点击“浏览”

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    5.然后在文件选择对话框里面,选择文件类型为Excel文件,然后找到文件,双击或点打开。这时候会叫我们选择所在的工作表,选择Sheet1。如果你的表第一行是标题,可以勾选“数据首行包含列标题”。然后确定

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    6.接下来选择收件人,在你想要的收件人前面打钩,不想发过去的取消勾选即可。点击确定

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    7.这个时候开始编辑正文,点击“插入合并域”,可以看到下面对应了我Excel中表的列名称。你可以选择“姓名”,这时候会在工作区出现如下图

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    然后你可以继续写信,如果需要个人化的东西,就插入合并域好了,比如你可以写,我看到你在<<工作部门>>做社会工作等等。

    8.编辑完了之后,点击“预览结果”,可以看看每一个人的邮件体都是不一样的了。如果确认无误,点击“完成并合并-发送电子邮件”,在弹出窗口的收件人里面,选择表中的电子邮件地址列,然后设定标题和邮件格式。

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    9.点击“确定”就可以发送了~~

    扩展使用:比如在新年的时候,你发送给每个人一封贺卡,抬头都是对他的昵称,别人就会觉得你是为他专门发的。呵呵,很能打动人呢。