Word长文排版中的自动化问题[2]

在[1]中我们已经初步提到了Word中样式的概念,在最后的一段我留个一个探索题,就是把生成的二级目录的缩进去掉。不知道有谁完成了没有或者已经做好了?

  怎么样把生成的二级目录的缩进去掉?其实很简单,你在样式编辑器里面(怎么样进入样式编辑器?),编辑“目录2”这个样式,去掉左下角“格式”–“段落”中的左缩进,然后确定。咦?为什么目录的样子没有改变?这是因为目录相当于是一段公式(学名叫做域代码),要经过重新计算才会改变内容。你这个时候按ctrl+a,全选文本,然后再按F9刷新域代码,看看目录是不是已经OK了。以后要是我们的文档结构发生变化了,但是目录是不会马上就发生变化的,同样需要F9一下。

  这里要介绍一下样式的“继承”,在你编辑样式的时候,会看到一个项目是“样式基准”,样式基准的意思是你当前的样式是基于什么样式继承来的,当前样式会包括所有“样式基准”的内容。比如你“正文”是宋体4号字,那所有样式基准为正文的样式都会默认字体是宋体4号,如果修改了再以修改的来替代宋体4号。
   
  知道了样式的继承,那就会想到,如果一个样式继承自“标题1”,那就会出现在目录的顶级,如果一个样式继承自“标题2”,那它就会出现在目录的第二级,依次类推。因此,我们论文中出现的“致谢”、“参考文献”、“附录A”、“附录B”这几个的标题完全可以用一个继承自“标题1”的样式来处理。他们不必带有编号,但是会出现在目录里面。

  其实,在插入目录的时候,点击“选项”,可以看到一个基于样式的目录抓取规则,如果你都是默认设置的话,他会把标题1抓为第一级目录,标题2抓为第二级,你完全可以自定义这个抓取规则。

  到这里我们已经会修改样式和定制目录,长文排版中的基础问题已经解决。下面我们按照清华大学的本科毕业论文要求,“目录从第1章开始,每章标题用黑体小四号字,行间距为20pt,行前空6pt,行后空0pt。其它级节标题用宋体小四字,行间距为20pt”。将目录1-3的样式进行修改。

  接下来回答[1]中的第二个问题,就是怎么样做参考文献和对参考文献的引用。现在主流的有两种方法,一是利用尾注,二是直接用一个编号项。我个人倾向于后一种,因为用尾注的话你得多操作两步:1.删除尾注分隔符及扩展分隔符,2.修改尾注编号的样式。这两种操作的步骤都比较多。所以不推荐用尾注来做。

  那怎么样来做参考文献呢?首先你大致把你的参考文献列表列出来,然后在每一条前面增加一个形如[x]的自动编号项,并且按照学校要求,设定为“宋体五号/Times New Roman 10.5pt,固定行距17pt,段前后间距3pt”的样式(你可以取个名字,叫做参考文献正文)。接下来,在要引用的地方,点击“引用”选项卡“题注”中的“交叉引用”,引用类型选择“编号项”,引用内容选择“段落编号”,然后点“插入”就可以在当前光标所在位置插入对那一篇文献的引用了,即使那篇文献的编号有所改变,引用的编号也会跟着改变的。

  现在做好了参考文献列表及其引用,但是你发现没有,这和我们想要的还差了一点,有时候我们希望对参考文献的引用是上标的形式。这个问题比较好解决,其实由于你是从前往后写的,你可以插入一个改一个(快捷键是ctrl+=),或者你把所有的引用都插入了再修改。但是,你对参考文献的引用默认的是正文样式,怎么样批量修改呢?

  这里可以使用Word自身提供的查找-替换功能。我们点开“查找-替换”图标或者按ctrl+H,点“更多”,勾选“使用通配符”,然后查找内容为“[[0-9]{1,}]”,并且点左下角的“格式”-“样式”,在弹出的窗口中选“正文”。然后点一下替换框,但是不要输入东西,点左下角“格式”-“字体”,设为上标。然后点击“全部替换”就OK了。至于为什么这么操作,可以看一下Word帮助中的“使用通配符”。

[日常软件使用技巧]10.如何更好的做笔记

    这一篇只是我个人的一些想法,如果大家有什么不同的意见可以讨论。

    这里的笔记,指的的是包括读书笔记、会议笔记以及课堂笔记等的记录文档。它的内容应该是逻辑上有联系、有层次的(相对第二部分摘要来说),并且应该满足以下几条:

  • 可以重现原始内容的结构
  • 可以全文搜索
  • 方便的格式转换和输出
  • 操作方便

    满足这些点的,我推荐用MindManager(下称MM)。可以在www.mindmanager.net.cn上下载安装文件、汉化包和注册机。(如果不喜欢破解软件的可以尝试一下Xmind和FreeMind两个软件,都是免费软件,但是我都没用过,欢迎对这两个软件做出介绍)

                                 MindManager-Pro

   现在MM已经出到MM7,和office2007的界面和操作都比较类似,所以上手不是很困难。按照软件提供的教程就能很快的熟练使用软件。

    软件的设计是基于“思维导图”(MindMap)的思想,文档结构呈现树状放射性。这和我这几天正在看的《金字塔原理》的想法挺一致的。

    具体的来说,一个文件包含并且只包含一个“中心论点”,作为顶级的结构,然后在下面可以有若干的“支持论点”作为第二层的结构,然后有第三层、第四层论点等等。每一层次都可以展开和折叠,给查阅的时候提供了方便。

    它支持把论点(不管哪个层次)导出到Outlook作为任务,这样可以很方便的实现项目的分解,并且支持Outlook2007的分类功能。

    另外,它的全屏模式和头脑风暴的功能比较适合一个小组在头脑风暴会议中使用。

    操作上,如果你填写了一个论点,按回车就是添加一个同层次的论点,按Insert键就是增加一个子论点,按Backspace键就是回到上一层的父论点,一般来说只用这几个键就可以了。

    内容输入之后,你还可以通过边框、填充、连接线的类型等,来美化一下你做出来的笔记。像下面这幅图:

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    它不但可以拿来作笔记、也可以拿来写提纲,做工作计划等。因为结构比较符合思维习惯,所以你会越用越喜欢。

    下面给几个例子

     读书笔记

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    读书笔记+任务

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    会议记录

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项目管理

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写作提纲

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    MM文件完成之后,你可以选择直接转换为word格式,这样在word文档里面就直接生成论点对应的多级编号。

    最后,讲一下怎么对MM的内容进行全文搜索,首先,你要有一个桌面搜索引擎,我用的是微软的桌面搜索。然后下载一个MM的ifilter,就能让微软桌面搜索对MM文件进行索引,之后就能在桌面搜索中直接搜索到你MM文件中的内容。

    大家可以自己发掘一下这个软件的用途,到时候可以一起交流。

无线也是有线--工作必须要和生活分离

    前几天搞定了手机上网的事情,为了耍酷,安装了一个类似push mail的pull mail软件-shangmail。收发邮件的速度确实是很快,和清华的邮箱结合得也是很好。

    就是因为和邮箱结合得比较好,所以我体会到了别人说黑莓是“狗链”的内涵。每当有人发邮件到我的邮箱,手机在一两分钟之内就会叫起来,叫唤道“A message has been received”。无线转发邮件看着很酷,但是却变成了一根有线的绳子,把你栓了起来。幸好中国的黑莓服务还不是很发达,实验室也没有要随身邮的意思,要不然……。

    回头想想,其实《每周工作4小时》里面说得很透彻的,没有什么邮件是你必须去看的,其实你一周甚至一月检查下邮件都是可以接受的。重点是你能不能让邮件的处理自动化起来,同时加强授权。

    现在我尽量把工作和生活分离开来,工作用实验室的电脑,自己学习娱乐啥的用笔记本,并且工作用清华的邮箱,自己私人就用网易和Gmail。要是不分的话,自己在寝室老想着实验室或者协会什么的事情,不仅休息不好,本身实验室和协会的事情也不会做好。毕竟我只有一个大脑,单线程的。只有专注在目前的工作上才会有最高的效率。就像今天下午看文献,打印出来看的话,效率会高很多,因为避免了电脑上其他杂事的影响。这也是我想用GTD改变生活的原因吧~。

    现在分离的过程中,还是有不少东西杂糅起来的,我尽最大的努力来消除彼此的影响。但是有些东西还是只能有一份,比如通讯录。

    今天参加了Coach的第三次(林总自己说是第4次)活动,感觉还是挺好,他们是过来人,说的东西很透彻。特别是现在我们在意的往往在他们看来是没有那么重要的,这就是公司高层和我们在校生之间的差别吧。参加活动的HR总监说的一句话我特别欣赏:你的职业完全取决于你想过一种什么样的生活。我想过什么样的生活呢?

    上周终于整理好了自己的衣服,感觉还是挺多的,这次寒假要是回家的话得拿些短袖回去了。 

怎样在下班时把一切工作琐事抛在脑后——优雅回家的关键

原文链接地址:http://angelived.org/2007/10/23/how-to-leave-it-all-behind-you-at-the-end-of-the-day/

神话如是说:有一天,你终于可以从干净的办公桌前离开,下班回家。

这永远不会发生。

真理简单明了,每天下班的时候总会有些工作没有完成。

这时,你有三个选择:

1) 回家,把工作也带回家,晚上做。你能得到的只有严重的家庭矛盾,最差的休息,并且第二天疲惫地回来上班。

2) 把身体拖回家,然后整晚为那些抛在身后的工作烦恼。和第一条一样糟糕的家庭矛盾,缺乏休息。第二天,你依然疲惫,而且工作也没做。

3) 把工作优雅地抛在脑后,享受一个放松的夜晚。没有家庭矛盾,充足的休息,第二天精神饱满地上班,并为那些工作做好准备。

这里有一些小技巧能帮助你达成上述第三种选择:在下班的路上完成从工作到家庭的平稳转换,度过愉快的夜晚,获得充足的休息,恢复精力。
将回家的路途作为放下工作负担,开始放松过程的时间。如果可以,放些你喜欢的音乐。吹口哨,或者歌唱。试图去享受驾驶或坐车回家的旅程,因为无论有趣与否,你都必须度过这段时间。不要收听或阅读新闻,这将使你回想起工作,从而感到沮丧。
将你的旅途时光与你需要放松的时间统一起来。如果这意味着一条更长但景色更美的路,那就去吧。如果这意味着在星巴克停留一下,也没关系。比起早半个小时到家但情绪糟糕,你的家人和朋友更愿意多等你一会,见到心情平和的你。
绝不匆忙赶回家。如果这么做,那么路上遇到的一切阻碍,塞车、地铁晚点或者错过公车都将雪上加霜,成为工作之余的更多压力。放轻松,尽管我知道你在乎时间。
把回家的旅程当作是你自己的时间–一段只为你一个人的时间。一整天你都在受别人使唤。现在是时候放松一下,做你自己了。别把家人当成假想的"老板",他们不会一直监视着你的进程,并抱怨你浪费的每一分钟。
不愉快的日子早些下班,按时或晚些到家。这一天过得越糟,你需要放松的时间越多。这时候,继续工作然后匆忙回家可是下下策。到家的时候,你会象一只牙疼的灰熊一样狼狈。
如果你需要咆哮或是发泄,在路上做这些。你可以在你的私密空间(比如你的车里)诅咒这个世界。在没有人可以听到的地方停车下来大喊。在走去车站的路上心里默默地呐喊诅咒吧。别迈进家门了再发作,谁会欢迎这样的人呢?
如果你无论如何必须把工作带回家–必须知道这个想法意味着你已经被一种特别令人讨厌的社会疾病感染了–定一个时间,并严格遵守。越早越好。如果你在睡觉前工作超过一个小时,你的精神会兴奋起来,睡眠质量糟糕,然后昏昏沉沉地开始第二天的工作。此外,谁会想和一个脑子里还发愁着预算超支的人做爱呢?
到家以后,把精神集中于等待着你的那个人。绝不要身在曹营心在汉–这是一种侮辱。即使是家里最不重要的小事,也能帮助你不想起工作。
遵守承诺。如果说好出去吃,不要因为疲劳或加班而取消。如果你答应指导孩子的家庭作业,无论如何都要做好。首先,不遵守诺言的人会给周围的人带个坏头。第二,即使你可能真的不想兑现承诺,你也可以努力去享受这个过程–并且结果会是你远比在电视机前消沉感到更加有活力。最后,你承诺过,你忘了么?别成为一个怪人和懦夫。
坚定自己。最终,把工作抛在身心之后,都是靠你自己。你必须想这么做,决定这么做,然后执行–并且一直保持直至它成为自然。放慢脚步,把一天的残留从大脑里清除,是意愿下的行动。你或许会以为看电视或者别的娱乐方式会是一种捷径,但是你错了。当娱乐结束,一切烦恼都会回来。

用以上这样的小技巧会让你成为你的家人愿意看到的人—-一个和他们度过愉快的夜晚,睡个好觉,然后第二天精神满满地去上班的人。

你猜怎样?早上醒来,世界依然如常。你一晚上不工作,公司也不会倒闭,市场不会崩溃,文明更不会终结。但悲哀的是,我们所有人都是彻底的牺牲品。如果你屈从于世俗的想法,世界没了你也照样转。在开夜车的时候想想这些吧。

设置本地文件夹为盘符

    今天下载课件的时候,觉得自己放置课件的目录E:\My Files\00_School About\2008_Fall\还是不太好找的,特别是如果之前下载文件的保存路径在其他地方的话,还要点好几次才能定位到这里。于是我想把这个文件夹直接设置为一个盘符。

    Google之后,很顺利的完成了,利用ms-dos自带的subst命令就可以做到。步骤是这样的:

  1. 开始-运行-输入cmd回车
  2. 在命令行窗口中输入subst [待分配的盘符号:]空格[映射的文件夹路径],回车即可

    我的命令是subst z: “e:\my files\00_school about\2008_fall”。因为在命令行之下路径是不能包含中文和空格的,所以要用引号引起来。下图是用了这个命令之后的硬盘,是不是多了一个?

    2008-09-21_173417

    但是,这个命令的有效期只到关机,下一次再开机的话这个映射的盘符就不存在了。要解决这个问题,我猜有两个办法:1)不关机,只是休眠或者待机;2)将subst命令加入c盘下面的autoexec.bat文件中,以后开机就能自动执行一遍了。

    把本地文件夹映射为盘符,在临时频繁需要的文件夹操作上很有好处。

如何备份Outlook?

    有人要重装系统,但是Outlook里面的信件和联系人信息不能删掉啊,怎么办?下面以Outlook2007为例,讲一下怎么备份Outlook的数据。

1.备份数据文件

    Outlook的数据都保存在*.PST文件里面,怎么找到这个文件呢?工具-帐户设置-数据文件或者文件-数据文件管理,看到你的数据文件,单击你要保存的那个数据文件,然后点“打开文文件夹”,在对应的文件夹内找到备份之,复制的时候要关掉outlook。

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备份好了之后,你可以试一下备份有没有成功,在文件-打开-数据文件里面打开你刚刚复制的那个数据文件,看看里面有没有你的信件、联系人等。

PS.我不知道数据文件里面包括视图设置不。

2.备份你的规则

如果没有规则或者规则不复杂的话,也可以跳过

邮件功能下,点击工具-规则与通知,然后点击选项

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将规则导出,重装后导入即可。

3.将刚才备份的PST文件和规则文件转移到非系统盘,重装。

4.重装后启动outlook,同样在数据文件管理里面,选择“添加”

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2007的数据文件选第一项,确定之后在新窗口中打开你刚才备份的PST文件。打开之后,选中你刚才备份的文件,点击“设为默认值”,之后重启一下outlook。

5.恢复联系人

一般的教程都只讲到第四步,但是如果你只是这样做的话,原来的联系人是不会在你写邮件的时候出现的,这时候要恢复联系人的一个映射。

工具-帐户设置-通讯簿,如果里面没有的话,直接新建一个附加通讯簿,姓名显示方式为姓名,如果已有的话,更改之,使Outlook通讯簿指向你备份的数据文件里的通讯簿文件夹。图示中个人文件夹是pst文件的名字,前面的contacts或者联系人是装有联系人信息的文件夹名字。

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或者也可以按上图提示中所说,将联系人文件夹的属性中,outlook通讯簿选项卡,选中“将……通讯簿”选项。

OK,Outlook的备份和恢复到此完成

[日常软件使用技巧]9.邮件合并,不一样的群发

    现在我以我这几天要做的一件事情来做例子。

    任务是这样的,给一个excel列表中的很多人发信,询问他们关于我老师的一个项目的兴趣怎样。但是我要是直接一个群发呢,不仅他们收件人看得到我发给了其他的人,在信件的内容上,我也是没有办法显得更亲切。这种情况下,可以试试Word提供的邮件合并功能来完成这个任务。以下以Word2007为例:

    1.在邮件选项卡中,单击“开始邮件合并”,选择“邮件合并分步向导”

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    2.这时候右边向导会跳出来,在选择文档类型里面选择“电子邮件”,然后点击“下一步”

    3.在“选择开始文档”里面可以选择“使用当前文档”,然后下一步

    4.在选择联系人里面,由于我的地址信息是在excel文档里面,所以我点击“浏览”

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    5.然后在文件选择对话框里面,选择文件类型为Excel文件,然后找到文件,双击或点打开。这时候会叫我们选择所在的工作表,选择Sheet1。如果你的表第一行是标题,可以勾选“数据首行包含列标题”。然后确定

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    6.接下来选择收件人,在你想要的收件人前面打钩,不想发过去的取消勾选即可。点击确定

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    7.这个时候开始编辑正文,点击“插入合并域”,可以看到下面对应了我Excel中表的列名称。你可以选择“姓名”,这时候会在工作区出现如下图

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    然后你可以继续写信,如果需要个人化的东西,就插入合并域好了,比如你可以写,我看到你在<<工作部门>>做社会工作等等。

    8.编辑完了之后,点击“预览结果”,可以看看每一个人的邮件体都是不一样的了。如果确认无误,点击“完成并合并-发送电子邮件”,在弹出窗口的收件人里面,选择表中的电子邮件地址列,然后设定标题和邮件格式。

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    9.点击“确定”就可以发送了~~

    扩展使用:比如在新年的时候,你发送给每个人一封贺卡,抬头都是对他的昵称,别人就会觉得你是为他专门发的。呵呵,很能打动人呢。

[日常软件使用技巧]8. Outlook on the Desktop使用

    正如我在上一讲讲的,Outlook on the desktop(下称ootd)是Outlook的一个很好的插件,能够把Outlook的内容集中到桌面上来显示,免去在Outlook里面切换来切换去的麻烦。如下图所示:

   

    在安装了之后,任务栏会出现一个日历的样子

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    双击这个日历就可以隐藏/显示桌面的Outlook项目(所谓Outlook项目,就是指Outlook里面的各个功能模块,比如邮件/日程/任务等)。大家看第一幅图,可以看到我有三个Outlook项目在桌面上,分别是左边的日历(其实是时间日志,timelog),右上方的任务和右下方的GTD-INBOX。

    右击日历会出现ootd的设置菜单。

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   在设置菜单里面,第一个分隔符之前的是Add Instance,也就是添加一个Outlook项目,在第一和第二个分隔符之间的是你目前正在使用的Outlook项目。下面的选项就很简单了,分别是要不要开机启动,显示/隐藏桌面项目,关于和退出。

    如果你是第一次使用,它好像是有默认的日志和任务两个项目。为了教程的完整,我们从新建一个Outlook项目开始,点击Add Instance

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    先输入项目名字

    然后桌面就会显示一个项目,如下图(我隐藏了其他的项目)

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    我们接下来对这个项目进行设置,右击ootd图标,选中我们刚才新建的Test项目

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    在菜单里面,我们可以看到有选择目录的菜单,另外在下面有几个内置的项目,分别是日程/联系人/邮件收件箱/便签/任务,还可以选择重命名项目的名称,同时可以只对这个项目进行设置,也可以隐藏这个项目甚至删除这个项目。

    我们选择Select Folder,这时候就会出现电脑中Outlook的文件夹来给我们选择

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    我选择日历下面的“校园信息”,点击确定,回到桌面,可以看到这个时候Test项目的内容已经改变

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    接下来我们在ootd设置菜单-Test-Preference中设置这个项目的显示属性

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    可以调整透明度、位置(position,不知道为什么不齐),宽度和高度,设置好了点那个O(就是OK)就可以了。

    关于ootd的使用方法,其实就是这么简单。但是有时候,显示会出现一点问题,特别是你的项目是任务或者日程。

    这里我要猜一下ootd的工作显示原理:我猜想在数据上,ootd和outlook是双向的,也就是说你在ootd里面添加、修改或者删除的不管是日程还是任务或者是便签,确实是保存在outlook里面的的,这可以从你没有显式的调用outlook却能在任务管理器里面看到OUTLOOK.EXE猜出来。(这也导致一个问题,关掉ootd了之后OUTLOOK.EXE不会自己结束)

    但是在显示上,ootd只能显示你outlook当前的视图设置,或者这么说,显示格式的修改,只能从outlook到ootd,在ootd中的任何关于显示的设置都不会作用于outlook。也就是说,你在ootd中显示的设置在下次ootd重启的时候是不会被载入的。

    我们可以做一个实验,大家看到我的任务项,里面只有三列:重要度、任务主题和完成情况

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    那现在我在outlook里面,进入任务,把视图改为“本周”(上一讲说过了这个视图的用处),然后重启一下ootd。果然,ootd里面的任务视图改为了“本周”

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    但是如果我们在ootd里面修改视图,它重启之后是没有用的,你可以试一试在ootd里面删掉一列,然后再重启一下ootd,仍然是原来的样子。推而广之,如果你在ootd里面设置日程或者任务的自动格式,也是没有用的,下次再打开就看不见了。

    如果你ootd中的日程变成这个样子,千万不要惊慌,只要打开outlook中对应的日程(最好在文件夹那改而不是在日程项里面改),将视图还原为“天/周/月”就可以了

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    怎么样,ootd还是挺好用的吧,期待大家发掘更多的功能。另外推荐的一个插件xobni,是邮件管理使用的,没有什么技巧就不作专门说明了,大家随便google一下就好。

    下一讲是Outlook的邮件合并,Outlook系列的最后一讲。

[日常软件使用技巧]7.挖掘Outlook的潜力(下)

    上一讲我们讲了怎么样使用Outlook来做邮件处理和联系人管理。这一讲我们继续来用Outlook做时间管理。

    首先介绍一个插件

    经常有人在水木的新软件版求桌面提醒软件,如果你用outlook的话,设置时间到了的时候是会出现提醒,但是没有这些桌面提醒软件直观,你是被动的提醒而不是主动的看看今天的安排。有些桌面提醒软件(ADC)还能提醒倒计时。

    另外,你的to do list也最好放在桌面上,这样做完一个勾一个,并且可以随时提醒你下一步要做啥。

    上一幅图,Google工程师的电脑桌

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   大家可以看到,一台电脑接三个屏幕、左边是Todolist,中间是工作区域,右边是日程表。注意,它的日程表也是用的Outlook,但是Todolist用的是文本。

    那我们既然有Outlook这么强大的个人管理软件,又没有三个屏幕,怎么办?所以我隆重推出Outlook的这个插件,Outlook on the desktop。校内的同学可以在ftp://dme2.3322.org/Incoming/3.Monthly/日常软件使用技巧/ 下面下载ood.exe文件来安装。

    安装之后,任务栏会有一个日历提示你今天是多少号,同时,桌面会显示你Outlook里面的日程表、任务、邮件等。双击任务栏中的日期、桌面的项目就会消失。相当于你就像Google的工程师一样有了两个屏幕

    发一个我的桌面

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    关于这个软件的详细使用方法,另有专文描述。

    日程表

    在Outlook2007里面,你可以建立多个日历,比如校园日历(我就是用这个和水木校园信息版的日历同步)、个人日程、自己的时间日记(上图)等等,然后可以建立组来给日历分类。

    由于我们是个人使用的,所以只会用到日程表中的“约会”和“全天事件”功能,“会议”功能需要服务器的支持。

    新建约会的内容很简单、对重复发生的约会可以设置重复日期。

    Outlook2007新增了分类功能,类似标签功能,可以实现简单的分类。但是不好的就是只有25个分类,而且是邮件、日历和任务共用的。另外、约会在视图中显示的颜色取决于分类,比如是红色类别的就会显示为红色。

    有时候我们只是想要不同的颜色,但是并不需要分类。这个时候我们可以使用“自动设置格式”功能来做一些视觉上的改变。右键一个约会之后,选择自动设置格式,添加一个自动格式,再点击“条件”,这时候新窗口有三个选项卡“约会和会议”“其他选择”“高级”、如果只是针对内容的话,只需要在“约会和会议”里面输入“查找文字”项,最后设置满足条件的颜色就可以了。在我的时间日记里面,我设置了如果是“上网闲逛”的话,变成黑色底色,如果是游戏的话,变成橙色底色。于是我的这周时间日志就是下图这样

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    打游戏的时间还是有点多……

    日程表的使用相对简单,因为日程表只是提醒你那天必须要做的事情,但是其实我们没有那么多必须在某天完成的事情,我们更多的是“要做的事情”或者“想做的事情”。

    任务

    新建一个任务之后,可以设置开始时间、截止时间、也可以设置重复时间。比如我有一个任务是“跑步”,设置为“在上一次完成之后2天生成”,这样可以实现隔天提醒的目的。

    outlook的任务部分界面分为三大块 任务文件夹列表、视图和主窗口,如下图所示

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    在任务文件夹列表里面可以新建任务文件夹,其中待办事项列表和任务是初始就有的,而且没法删除。我新建了Project、Inbox和Future文件夹。其实Project作为组比较好,下面的每一个文件夹表示一个项目,每个项目的分步作为一个个的任务,这样比较明确。但是我自己的项目不多,所以设为一个文件夹也可以。

    2007新增了待办事项列表这一项,这是一个对你所有的任务文件夹的一个汇总。

    在视图里面,可以选择各种视图,其实这些视图就是数据库里面的各个查询语句返回的结果。(数据库里面也有View的概念)。所谓自定义当前视图就是改变你的查询语句。

    我们可以新建一个视图,在工具栏视图-当前视图-定义视图里面就可以管理你的视图。现在我要建一个视图,显示我这周完成的事情,怎么做呢?

    首先新建一个视图,叫做本周,切换到本周视图

    然后点击左下角的自定义当前视图

    在字段里面,可以设置这个视图中要显示的列,我只选择了主题、完成日期和类别

    分组依据,我选择类别,或者勾选“根据排列自动分组”

    排序无所谓,可以在看的时候点击字段排序,这点和很多软件一样

    筛选是比较重要的了,一般打开之后直接“高级”,然后选择字段,在这里,我选择的是完成日期为本周。注意,你这里选的规则之间是并集的关系。

    在其他设置里面,可以设置字体等

    自动设置格式里面,和日程表的稍有不同,不只是设置颜色,还可以设置字体等。其条件和筛选的选择方法相同。现在回头看,日程表里面也是有不同的视图,一样可以设置。

    好了,现

[日常软件使用技巧]7.挖掘Outlook的潜力(上)

    Part0:什么是Outlook?

    其实Outlook并不是我们想象的只是一个邮件或者说是日程管理软件。专业一点来说,它应该是被归类到“个人信息管理器”(Personal Information Manager,PIM)里面的,属于Office这样的“生产力提高”软件。一般来说,要和微软自己的Exchange服务器一起部署在公司里面使用是比较好的,换一句话说,他其实更适合于在公司内员工协同办公的使用。这可以从微软的定价策略可以看出来,在amazon.cn上,Office2007家庭与学生套装(包括Word、Excel、PowerPoint和OneNote),价钱是人民币699元,可以安装三个拷贝。但是Outlook2007的简体中文版就要¥910元。(你可以看看,下面的评论确实都是不知道Outlook有什么作用的人)价钱比较之下,可以看出微软的Outlook的市场定位不是针对个人用户。Outlook主页中直接说了:“Office Outlook 2007 面向需要时间和信息管理解决方案的任何人。在家中,它可以与任何 Internet 电子邮件提供程序配合使用;在工作中,它可以与 Microsoft Exchange Server 配合使用,其中包括 Exchange Server 的下一个版本 Exchange Server 2007。”

    它和微软提供的Outlook Express还有Foxmail是不一样的,Outlook更侧重于时间管理和信息管理,而电子邮件只是信息中的一种。

    Part1:我们为什么要用Outlook?

    第一,很多手机厂商的电脑端软件只支持和Outlook同步联系人等PIM信息,被捆绑了,没有办法。

    第二,他和MS Office系列的整合比较好,能完成更多的复杂功能。

    第三,为以后工作做准备。这也是我坚定使用Outlook的一个原因,据Halley说,GE里面都是使用Outlook来处理邮件,她还在装机的时候特意叫我安装英文版的,好在平时练习使用。可以想见,有多少的外企中是使用Outlook来作为信息和时间管理解决方案的。

    那有没有其他的选择呢?有的,你可以选择IBM的Lotus Notes。如果不考虑手机同步的话,可以试试Mozilla出品的Thunderbird+Lightning的解决方案。

    下面我的例子是以Outlook2007来讲的,这里大家要注意,Outlook2007和2003是不兼容的。

    Part2:怎么样用好Outlook?

    开始之前:

    首先要搞清楚,Outlook的文件系统是基于个人文件夹文件(.PST)。你的信息都是存储在里面,所以,在你开始使用Outlook之前,请设置你的PST文件在非系统盘里面(具体方法是:文件-数据文件管理-添加,添加到一个非系统盘,然后再设为默认,重启后关闭之前的数据文件)。这样以后重装系统也比较好恢复。

    邮件管理:

    如果单机使用(没有Exchange服务器)的情况下,邮件管理其实没有什么新奇的功能,内容和Foxmail差不多,自己摸索一下就可以。关于自动分拣的内容,我在第三讲说过了。

    这里推荐一个Outlook的邮件管理插件xobni(没错,就是inbox倒过来),非常让人着迷的一个插件,可以让你的邮件管理更方便,搜索邮件只在一瞬间,相关的联系人信息也是能用网络来描述。它可以统计你的发送邮件习惯和和某人的邮件频繁程度,还是比较不错的。校内的同学可以在ftp://dme2.3322.org /Incoming/3.Monthly/日常软件使用技巧/ 里面下载。

    另外,就是有关自动收信的一些设置,你可以在“工具-发送与接受”里面设置。如果你看邮件是先看看邮件头的话,可以选择只下载邮件头而不下载邮件内容。把需要的内容下载下来,不需要的就直接删除。

    如果想要用Outlook来管理Hotmail、msnmail或者live mail的话,要下载一个叫做Outlook Connector的插件,这在微软的网站上可以找到。(教育网连微软很快的)

    最后,要是“个人文件夹”里面的信件过多,可能会影响Outlook的启动速度。所以你可以再建一个PST文件,专门用来存档原来的邮件。在启动的时候Outlook就不会预读了。

    这里要再说一下IMAP和POP收邮件的区别,POP收邮件,相当于服务器上的和本地Outlook内的邮件文件夹内容是不一样的。也就是说你本地已发送文件夹和服务器上的是不一样的。你删除掉的邮件仍然可能还在服务器上(如果你选择了保留在服务器上而又没有勾选在本地删除的时候又在服务器上删除)。

    IMAP收信就可以保证两者文件夹系统是一样的。但是现在支持IMAP的服务商不多,只有Gmail和清华的邮箱支持,Gmail用IMAP使用还是比较慢(因为每一次操作都要和服务器通信),清华的邮箱容量又太小。所以目前看来,IMAP只有公司内使用比较好。

    联系人管理:

    首先,如果你发现自己Outlook里面的人是姓名颠倒的,可以在“工具-帐户设置-通讯簿”中更改。

    第二,可以选择把你的联系人分组,加到各个列表里面。这样你发送邮件的时候就可以群发了,这还有一个好处,就是在接受的时候收件人看不到具体发给谁。比如他只能看到收件人是“同学”

    第三,在打开一个联系人后,可以在详细信息中设置这个人的生日,一旦设置之后,就会在那一天生成一个全天事件,到时候就会提醒你你的这位好友过生日了,你可以编辑短信或者直接电话之,你的朋友应该会很高兴你记得,其实是Outlook记得而已……

    第四,建议给朋友添加一个昵称。这样在群发邮件的时候特别有用。我说的群发不是在Outlook里面群发,而是用Word的合并邮件群发(会有专文论述)。这样你的一堆朋友收到的群发邮件也是不同的。这在年节的时候就会特别显得你很重视对方,其实你只是用了Outlook中比较基本的功能而已。

    最后,我还是建议大家按前一讲的方法,在自己的联系人姓名中添加拼音缩写,这样会方便很多。另一方面,你可以试试自己写一个Excel的函数,添加昵称项。如果有做好的不妨发出来大家讨论一下。

    Outlook的内容比较多,分两次写完。